Online klankbordgroepen organiseren:
slimme tips voor kostenbesparing én betere interactie
Online klankbordgroepen bevorderen effectieve samenwerking en groei. In deze complexe wereld kan geen enkele organisatie immers in isolatie opereren. We moeten in dialoog met onze collega’s, met klanten en met andere stakeholders en goed luisteren staat daarbij centraal. Online klankbord sessies zijn daarbij van onschatbare waarde. Waar kwalitatieve input van focusgroepen in het verleden tijdrovend en duur was, zowel voor organisatoren als deelnemers, geldt dat tegenwoordig niet meer. Virtuele klankborden is toegankelijk, scheelt tijd en kosten en levert kwalitatief zeer goede input. Mits goed opgezet, uiteraard.
Lees hier over de vele doelen en toepassingsmogelijkheden van de online klankbordgroep. Hoe zorg je online voor interactie en output waar je echt wat aan hebt? Welke online werkvormen zijn het meest effectief voor welke vraag? Wat zijn de succesfactoren en de valkuilen van virtueel klankborden?
Rondetafelgesprekken: Deelnemers zitten virtueel rond een virtuele tafel en delen hun gedachten en perspectieven over het onderwerp van discussie.
Brainstormsessies: Door gebruik te maken van brainstormtechnieken zoals mindmapping of de 6-3-5 methode, kunnen deelnemers creatieve ideeën genereren en verkennen. Daarbij is prioritering van de ideeen online vele malen sneller en makkelijker dan offline. Kwestie van de juiste digitale tools en technieken.
Interactieve online workshops: Door middel van break-out-rooms, polls, interactieve whiteboards of zelfs online escape rooms kunnen deelnemers actief betrokken worden bij het proces en samenwerken aan oplossingen.
Peer Coaching: Door deelnemers te koppelen aan peer-coaches kunnen klankbordsessies een platform bieden voor persoonlijke en professionele ontwikkeling.
Luistersessies: Hoe tevreden zijn uw werknemers met de huidige stand van zaken binnen een bedrijf? Luistersessies kunnen een laagdrempelige manier zijn voor werknemers om problemen of juist innoverende ideeën aan te kaarten.
Klantonderzoek en Klantenpanel: Naast werknemers kunnen online klankbordgroepen ook worden ingezet voor klantonderzoek en het beheer van klantenpanels. Door klanten direct te betrekken bij het bespreken van producten, diensten en ervaringen, kunnen organisaties waardevolle inzichten verkrijgen die kunnen worden gebruikt om hun aanbod te verbeteren en klanttevredenheid te verhogen.
Klankbordsessie Organiseren: 9 bouwstenen voor effectieve, virtuele samenspraak
Het organiseren van klankbordsessies online biedt aanzienlijke voordelen ten opzichte van traditionele face-to-face bijeenkomsten. Het elimineert de noodzaak van reizen en accommodatie, wat resulteert in kostenbesparingen en tijdsbesparing. Bovendien maakt het gebruik van online platforms het gemakkelijker om deel te nemen vanaf elke locatie met een internetverbinding, waardoor de toegankelijkheid wordt vergroot zonder dat dit ten koste gaat van de interactie. Toch brengt het verplaatsen van klankbordgroepen naar het digitale domein ook risico’s met zich mee. Maar geen zorgen – hieronder gaan wij uitgebreid in op de belangrijkste aandachtspunten wanneer u een online bijeenkomt houdt. En nog belangrijker, hoe u deze valkuilen kan vermijden zodat uw online klankbordsessie een succes wordt.
Voorbereiding is key – Zorg voor duidelijke doelstellingen
Een online meeting staat of valt met een goede voorbereiding en dit is dan ook voor de meesten de valkuil. 80% van wat er in een meeting gebeurt, is voor die bijeenkomst al in gang gezet. Hoe bouwt u een online klankbord sessie zo op dat de vereiste sfeer van openheid en betrokkenheid er is? Met wat voor soort interacties draagt u er zorg voor dat deelnemers écht gehoord en gezien worden? De Kunst van het Bijeenkomen, noemt Priya Parker dat. Of zoals wij dat zeggen: het geheim van goed onderbouwd en creatief meeting design, gecombineerd met gedetailleerde planning. Het definiëren van heldere doelstellingen en verwachtingen helpt om de focus te behouden en de effectiviteit van de sessie te vergroten. Meeting Masters kan u helpen om voorafgaand aan uw sessie deze doelen duidelijk in kaart te brengen en een online meeting structuur op te zetten waardoor uw klankbordgroep optimaal verloopt en u het meest uit de sessie kan halen.
Online klankbordsessie: het begint met luisteren
De essentie van klankbordgroepen, online of fysiek, is luisteren naar wat anderen te zeggen hebben, met een gestructureerde en doelgerichte dialoog tussen verschillende belanghebbenden. Of het nu gaat om online brainstormen over nieuwe projecten, het bespreken van uitdagingen binnen teams, of het verkennen van strategische richtingen: klankbordsessies zijn een startpunt om inzichten te verwerven, feedback te geven en samen te werken aan oplossingen.
Gestructureerd en doelgericht online klankborden: waar kan dit voor ingezet worden?
Online klankbordsessies hebben als voornaamste doel het faciliteren van gestructureerde en doelgerichte dialogen tussen verschillende belanghebbenden. Of het nu gaat om het brainstormen over nieuwe projecten, het bespreken van uitdagingen binnen teams, of het verkennen van strategische richtingen, klankbordsessies bieden een waardevolle gelegenheid om inzichten te verwerven, feedback te geven en samen te werken aan oplossingen.
Online klankbord bijeenkomsten kunnen, net als fysiek, vele doelen dienen:
● Online strategiesessies: gestructureerde bijeenkomsten voor het vaststellen of toetsen van strategische doelstellingen, evaluatie van prestaties of bijvoorbeeld het ontwikkelen van groeiplannen.
● Remote Teamontwikkeling: Online gesprekken en/of virtuele teambuilding activiteiten ter bevordering van teamsamenwerking, verbetering van communicatie en versterking van teamdynamiek, zeker als er veel online gewerkt wordt.
● Verdieping bij Werknemerstevredenheidsonderzoek: Online klankbordsessies bieden een waardevol platform voor het verdiepen van inzichten die zijn verkregen uit werknemerstevredenheidsonderzoeken. Door werknemers direct te betrekken bij het bespreken van de resultaten van het onderzoek en het identificeren van mogelijke oplossingen voor eventuele problemen of zorgen, kunnen organisaties de betrokkenheid en tevredenheid van hun personeel vergroten. Online kan makkelijker grotere groepen mensen accomoderen. En met zorgvuldige structuren is output van virtuele medewerkerstevredenheids focusgroepen ook eenvoudiger.
● Virtueel Innovatielab: Slimme digitale samenwerksessies voor het stimuleren van creatief denken, verkennen van nieuwe ideeën en aanpassing aan veranderende marktomstandigheden.
● Participatieve Probleemoplossing: Online meetings voor een gestructureerde aanpak bij het identificeren van uitdagingen, verzamelen van verschillende perspectieven en genereren van effectieve oplossingen.
● Leiderschapsontwikkeling: Virtuele groepssessies of intervisie om leiderschapscapaciteiten te ontwikkelen, leiderschapsgedrag te bespreken en de effectiviteit van leiderschapsteams te verbeteren.
● Veranderingsmanagement: Bij het implementeren van veranderingen binnen organisaties dienen klankbordsessies als een platform voor betrokkenheid, feedback verzameling en het verminderen van weerstand.
Voor al dit soort klankbord gesprekken gelden de voordelen van online boven onsite bijeenkomsten: flexibel inpasbaar, gestructureerd, output gericht en…. vaak heel verrassend.
Welke vormen kan uw digitale klankbordsessie aannemen?
Een klankbord sparringsessie kan vele vormen aannemen. Hieronder zijn een aantal suggesties gegeven, maar de mogelijkheden voor maatwerk om de online sessie passend te maken voor uw organisatie zijn eindeloos.
2. Spelregels – klankbordgroepen vinden plaats in vertrouwelijkheid
Het is belangrijk om voor een klankbordgroep de juiste randvoorwaarden af te spreken. Spelregels binnen een klankbordgroep kunnen met name betrekking hebben op vertrouwelijkheid, respect voor elkaars standpunten, en actieve deelname aan de discussie. De groep moet een veilige omgeving vormen waarin eerlijke feedback en constructieve kritiek kunnen worden gegeven om de ontwikkeling en groei daadwerkelijk te bevorderen. Benadruk bijvoorbeeld of er opnames van de online bijeenkomst gemaakt worden en voor wie of welk doel. Wat er gebeurt met de resultaten. Maar ook: hoe je wilt omgaan met interrumperen in discussies. Het creëren van een veilige en vertrouwelijke omgeving moedigt openheid en eerlijkheid aan, waardoor deelnemers vrijuit kunnen spreken. Deze vertrouwelijkheid openlijk benoemen is essentieel om betrouwbare en nuttige resultaten te verkrijgen waar uw organisatie mee aan de slag kan. Met name introverte mensen waarderen de veiligheid die online bijeenkomen biedt ten opzichte van live meetings.
3. Afwisseling – en zo min mogelijk ‘zenden’
Een ‘webinar’-vorm kan geschikt zijn voor online bijeenkomsten waar deelnemers slechts geïnformeerd moeten worden. Bij online klankbordgroepen zijn we echter JUIST op zoek naar meer interactie. De online werkvormen voor focus sessies zijn rijk, zowel in aantal en in de kwaliteit van output. Goede virtuele samenspraak lijkt het meest op een interactieve online workshops: met een goede kadans tussen presenteren en luisteren, tussen zien en actief deelnemen worden de beste resultaten gehaald. Daarmee worden binnen online videoplatforms de mogelijkheden maximaal benut: break-out-rooms, polls, interactieve whiteboards of zelfs online escape rooms kunnen deelnemers actief betrekken bij het proces en samenwerken aan oplossingen.
4. Online Meetingplatform - kies voor kwaliteit en diversiteit van interactie
Een traditionele optie zoals Zoom is prima, maar voor een meer levendige ervaring kun je ook kijken naar avontuurlijkere platforms zoals SpatialChat, dat een interactieve videocommunicatie biedt die het echte leven nabootst. Nadat je je basisplatform hebt gekozen, kun je overwegen welke aanvullende tools je kunt gebruiken om je online ervaring te versterken. Denk hierbij aan StreamAlive, Mentimeter, Miro, Mural, of de tools in de Google of Microsoft suite.
5. Online Facilitatie - professionele bewaker van inbreng, interactie en balans
Al hoeft het geen must te zijn, een ervaren facilitator kan de sessie soepel leiden, deelnemers betrekken en ervoor zorgen dat alle stemmen worden gehoord. Zo kan iedereen zijn ei kwijt. Op deze manier wordt de online bijeenkomst maximaal benut en voelen alle deelnemers zich gehoord.
6. Actieve deelname - zorg dat iedereen mee kan doen en gelijkelijk gehoord kan worden
De actieve deelname van alle online deelnemers is essentieel voor het genereren van waardevolle inzichten en het vinden van bruikbare oplossingen. Dit start al bij het design van de online bijeenkomst: de format van de virtuele klankbordsessie bepaalt de ruimte voor deelnemers. Voor de optimalisatie tijdens de online sessie is de facilitator uiteraard van grote waarde.
Bij online klankborden wordt de keuze voor het online meeting platform bepaald door de grootte van de groep en de gewenste interactie. Wat werkt voor kleine vergaderingen van het management, is wellicht niet geschikt voor grootschalige bijeenkomsten. Onze aanpak, die we 'platform plus' noemen, begint met de selectie van het online vergaderplatform.
7. Diversiteit aan stemmen - basis voor een rijke output
Het betrekken van een diverse groep deelnemers met verschillende achtergronden, perspectieven en functies binnen de organisatie kan leiden tot meer innovatieve en effectieve oplossingen. Ten onrechte wordt gedacht dat alleen kantoormedewerkers goed online deel kunnen nemen. Met de juiste online tools en goede inmeeting begeleiding kan iedereen goed meekomen. Sterker nog: bij online burgerparticipatie is bewezen dat de diversiteit juist omhoog gaat als de meeting online is.
8. Opvolging - bijeenkomsten zijn altijd de start van iets nieuws: deel dat ook
Het opvolgen van actiepunten en beslissingen die tijdens de online klankbordgroep zijn genomen, zorgt voor voortgang en verantwoording. Sluit een sessie af door duidelijk te delen wat er met de gegeven input gedaan zal worden. Hierdoor voelen deelnemers zich niet alleen meer gehoord, maar worden de concrete resultaten van uw klankbordgroep direct meegenomen in uw organisatie. En: handig - voor wie niet alles meekreeg is er altijd nog de opname om terug te kijken.
9. Beheers de techniek
Het organiseren van online meetings vereist zorgvuldige planning en coördinatie om ervoor te zorgen dat alle deelnemers efficiënt kunnen deelnemen en hun bijdragen kunnen leveren. Veel mensen zien in de techniek de belangrijkste valkuil: complexe bediening, verbindingsproblemen, audiostoringen of onduidelijke instructies voor deelname. Met goede voorbereiding aan de kant van de organisator en de deelnemer zijn deze echter goed te overkomen. Oefen. Test. Zorg dat alle organisatoren precies weten wat er van ze verwacht wordt, ook bij calamiteiten. Mocht u echter nog niet overtuigd zijn van uw eigen technische skills? Dan kunt u ervoor kiezen om tijdens de meeting online support aan te bieden. Dat geeft rust en ruimte voor contact. U kunt ons altijd bellen.
Slimme formats, goede online klankbordseries en persoonlijke begeleiding? Dat kan.
Klinkt dit als een ingewikkeld proces en kunt u wel wat assistentie gebruiken? Bij MeetingMasters begrijpen we als geen ander het belang van een soepele en effectieve uitvoering. Daarom streven we ernaar om onze klanten te ondersteunen op elk niveau van s online klankbordsessies, van format design en planning tot implementatie en follow-up. Hier is wat wij kunnen bieden:
Creatieve formats met verrassende werkvormen: Online meetings moeten energie geven en niet nemen. Startend vanuit de gewenste output zoeken we naar manieren om iedere online meeting doelgericht, uniek en verrassend te maken. Meetings moeten energie geven en niet vreten.
Professionele structuur: We bieden hulp bij het opzetten van de structuur van de online klankbordsessie en werken die uit tot een draaiboek dat tot op de minuut gespecificeerd is. Alleen met een volledig uitgewerkte online meeting structuur is er echt de ruimte om af te wijken als de kwaliteit of de intensiteit van het gesprek erom vraagt.
Persoonlijke technische ondersteuning: Gedurende de hele sessie zorgen wij voor technische ondersteuning om uw online klankborders te ontzorgen - zodat u slechts bezig hoeft te zijn met de daadwerkelijke inhoud. Onze Meeting Masters zijn aanwezig om alle deelnemers op maat te ondersteunen bij alle technische aspecten van de sessie.
Volledige samenvatting van resultaten: Na afloop van iedere online klankbordgroep sessie bieden we een recording van de bijeenkomst, met screenshots en een heldere rapportage van de output. Wij zorgen ervoor dat resultaten optelbaar zijn en dat u aan het einde van een online klankbord cyclus een eindrapport ontvangt waarin alle input gebundeld en makkelijk inzichtelijk is.
Benieuwd wat wij voor uw bedrijf kunnen beteken?