Vóór je een webinar organiseert:
3 vragen en een checklist
Een echt goede webinar organiseren met meer interactie? Verschillende webinars, verschillend resultaat
Dit is een uitgebreid artikel. Haast? Scroll snel naar de samenvatting onderin.
Een webinar organiseren: sinds corona is dat het antwoord voor wie interactie zoekt met een grote groep. Maar onder de noemer van een webinar schuilt een wereld aan variaties. De meeste webinars lijken het meest op een online college of een digitale lezing: we hebben een spreker die sheets laat zien, de deelnemers zijn niet in beeld en mogen vooraf of in de chat vragen stellen. Daarnaast zijn in de traditionele webinar ook vaak nog wat polls meegenomen. Verder strekt de betrokkenheid van het publiek echter niet. Online seminars en webconferenties volgen vaak ook deze format, maar laten mensen af en toe ook in kleine groepen uit elkaar gaan om over een deelonderwerp door te praten. Dat geeft al iets meer maatwerk en dynamiek. Toch blijft ook dan de interactie heel erg beperkt: ook de breakouts hebben een voornamelijk informatief karakter. Wie online werkelijk actieve betrokkenheid zoekt, ook in grotere groepen, die moet een andere aanvliegroute volgen en kiezen voor online evenementen waar de deelnemer meer is dan een luisteraar. Online participatieve evenementen hebben een sterk interactief karakter. Deelnemers worden actief betrokken om het onderwerp samen te onderzoeken en uit te diepen. Het leerrendement gaat daarmee sterk omhoog, net als de waardering voor de bijeenkomst. Maar: het vraagt wel een andere aanpak.
De traditionele webinar: informatief, makkelijk en met veel controle
Wie alleen wil zenden, kennis over wil dragen zonder daarmee echt relaties aan te gaan, die kan prima kiezen voor een reguliere webinar. Deze zijn eenvoudig zelf op te zetten, maar met behulp van een gespecialiseerd bureau ziet het er al snel gelikt uit. Vanuit het perspectief van de webinar organisator is daar dus veel voor te zeggen: strak, informatief, toegankelijk voor grote groepen en met veel controle. Voor het publiek is het weliswaar minder aantrekkelijk, maar met de juiste communicatie vooraf zijn de verwachtingen goed te managen. Als deelnemer kun je er dan voor kiezen om wel te luisteren, maar ondertussen ook iets anders te doen.
De actieve webinar: het online participatieve event
Als uw doelstelling is om mensen echt te betrekken of een relatie op te bouwen, dan voldoet het traditionele model van powerpoint slides en monoloog niet. Echte betrokkenheid, ook online, vraagt activering. Mensen denken en leren het beste als zij met anderen in gesprek zijn. Meer dan als ze alleen naar iemand luisteren. Werk naast presentaties ook met film, met geluid, met dialoog en samenwerksessies in breakouts. Er kan op dat vlak ontzettend veel en juist de variatie in werkvormen en interacties zorgt voor oprechte betrokkenheid en energie voor en tussen mensen. Van daaruit kun je veel dieper ingaan op onderwerpen, meer waardevolle inzichten verzamelen en uiteindelijk betere resultaten behalen. Als je deelnemers niet alleen ziet als luisteraars, maar ze een stem geeft, dan kunnen ze ook van elkaar leren. Inhoud beklijft daarmee vele malen beter. Met alle verschillende invalshoeken wordt het verhaal rijker maar gaat ook het leerrendement en de betrokkenheid blijvend omhoog.
Kunnen webinars en online events concurreren met live meetings? Ja!
Met een traditionele webinar kun je eenvoudig presentaties houden voor zeer grote groepen, van 10 tot duizenden deelnemers. De kwaliteit en inhoud zijn controleerbaar en de kosten per deelnemers zijn zeer beperkt. Concurreert dat met een regulier college? Zeker. Temeer daar het voor deelnemers heel wat makkelijker is om op een link te klikken dan om tijdig op een vaste locatie te zijn en daar nog snel een stoel te bemachtigen. En voor wie hoopte op meer interactie? Ook daarvoor zijn sterke online alternatieven mogelijk, met sterke connectie tussen mensen, ideeën en informatie. Dit vraagt iets meer van de organisator, maar net als bij webinars, zijn er gespecialiseerde partijen, zoals MeetingMasters, die van zo’n grote virtuele bijeenkomst een superactief en verbinden online evenement weten te maken.
Wanneer kies je nou voor wat voor soort webinar? 3 belangrijke vragen!
Wie een echt goede webinar wil organiseren, met blijvend resultaat, die doet er goed aan om zich drie cruciale vragen te stellen:
1. Wat is het doel van de online bijeenkomst?
Waarom organiseer je een online evenement? Wil je profileren als kennisleider? Wil je toekomstige klanten aanspreken? Wil je je personeel meenemen in je nieuwe strategie? Online bijeenkomsten zijn zelden een doel op zichzelf. Welk hoger doel speelt er en hoe speelt dit virtuele evenement een rol binnen dat hogere doel?
2. Wie zijn de deelnemers en waarom komen zij?
Komen ze alleen informatie halen? Checken of je de beste deskundige partij bent? Of komen ze om echt iets te leren? Om hun gedachten te scherpen? Om gewoon een beetje bij te praten misschien?
3. Wat doen/ denken/ voelen de deelnemers na afloop van de online bijeenkomst?
Wat is er veranderd dankzij deze webinar of dit online participatieve evenement? Kijken deelnemers anders naar je? Gaan ze zich anders gedragen? Nemen ze het gehoorde ook echt mee in hun dagelijkse leven? En… sluit dat aan op de doelstelling die je eerder zelf formuleerde?
Wat is het beste voor uw evenement?
De antwoorden op bovenstaande vragen bepalen wat de beste aanvliegroute is voor succes. Dat antwoord kan een traditionele webinar zijn, maar eerlijk? De meeste mensen worden niet enorm gegrepen door powerpoints met plaatje-praatje. Ze zien er niet naar uit. Ze luisteren niet superalert. Ze integreren het niet in hun leven. Natuurlijk zijn er uitzonderingen, maar dat zijn onwaarschijnlijk knappe prestaties met geweldige inhoud en begenadigde sprekers. Evengoed: als je echt duizenden en duizenden mensen tegelijkertijd wil bereiken, dan is dit vaak de enige goed werkbare oplossing. Als je echter met een publiek zit tussen de 15 en 300 of 500 deelnemers, dan zijn er veel interactievere webinar-varianten mogelijk. Dan kun je inzetten op evenementen die ook werkelijk iets veranderen.
Checklist om de beste soort webinar voor u te kiezen
Pas de inhoud van je webinar aan aan je doel – en niet andersom
In een wereld vol informatie-overload is het van vitaal belang om ervoor te zorgen dat jouw webinar inhoudelijk relevant en waardevol is voor je doelgroep. Stel jezelf de vraag: welke problemen of uitdagingen worden opgelost door mijn webinar? Zorg ervoor dat je inhoud aansluit bij de behoeften en interesses van je publiek, en bied praktische inzichten en oplossingen die direct toepasbaar zijn.
Essentieel: ook de meest traditionele ‘zend’-webinar is niet alleen een presentatie; het is een interactieve ervaring. Het is cruciaal om na te denken over hoe je betekenisvolle betrokkenheid kunt creëren tussen jou en je publiek. Neem al bij het vormgeven van programma mee hoe je interactieve elementen kunt integreren, zoals live polls en Q&A-sessies, maar ook breakouts voor meer verdieping.
De mate van betrokkenheid bepaalt ook het videoplatform van je webinar
Er zijn verschillende platforms beschikbaar voor het hosten van online bijeenkomsten voor grote groepen, elk met hun eigen kenmerken en functionaliteiten. Het kiezen van het juiste platform hangt af van uw specifieke behoeften en voorkeuren. Sommige platforms zijn meer gericht op kleine tot middelgrote webinars, terwijl andere beter geschikt zijn voor grootschalige evenementen met duizenden deelnemers. Het is belangrijk om te kijken naar factoren zoals gebruiksgemak, technische mogelijkheden, kosten en integratiemogelijkheden met andere tools die u mogelijk gebruikt
Laagdrempelige software voor de traditionele webinar
Voorbeelden van populaire webinar platforms zijn onder meer Zoom, GoToWebinar, en Livestorm. Deze platforms bieden vaak functies zoals scherm delen, interactieve polls, breakout rooms voor groepsdiscussies, en opname-opties voor latere weergave. Webex en Microsoft Teams worden ook wel gebruikt, maar daar zijn wij niet erg enthousiast over. De mogelijkheden tot samenwerking, ook in de voorbereiding, zijn te begrenst.
Ontzorgende software voor online conferenties
Ook voor online conferences bestaan speciale pakketten, die u ontzorgen van registratie tot deelnemersrapportage. Met name voor uitgebreidere programma’s met heel grote groepen is het de moeite waard om te investeren in een stevig online platform. Denk bijvoorbeeld aan Hopin, of de Nederlandse Networkapp. Deze laatste biedt een mooie hybride vorm van ‘traditioneel zenden’ dat gangbaar is bij virtuele congressen en het verbinden van de verschillende deelnemers.
Rode Kruis Diversity Day: voorbeeld van een hoogpaticipatief evenement in SpatialChat.
Webinar of Online Participatief Evenement organiseren: zelf doen of hulp inroepen?
Het organiseren van een webinar of online participatief evenement vereist zorgvuldige planning en uitvoering om effectief te zijn. Overweegt u om het zelf te doen, bedenk dan dat het tijd en expertise vergt om een boeiende en goed georganiseerde bijeenkomst te creëren. Ook vraagt het nog wel wat technische kennis om de online bijeenkomst soepel te laten verlopen. Als u hulp inroept van experts op dit gebied, profiteert u van hun ervaring en kunnen ze u helpen om een online evenement op maat te maken dat perfect aansluit bij uw doelen en behoeften. Zij kunnen u begeleiden bij het hele proces, van de voorbereiding en uitnodiging tot de daadwerkelijke uitvoering en de follow-up na het evenement.
Elk type bijeenkomst vereist specifieke expertise. Er bestaan gespecialiseerde webinarbureaus, met eigen software en vaste of flexibele studio’s. Die maken televisie-achtige shows voor u. Daarnaast zijn online eventbureaus die zich volledig toeleggen op het organiseren van online conferenties of online events die daarop lijken. MeetingMasters is een toonaangevende expert op het gebied van de derde variant van webinars: de hoogparticipatieve meeting, waarin mensen echt met elkaar in gesprek gaan en nieuwe ideeën tot stand kunnen komen. Wij werken 100% vanuit doelen en beschikken over de methodologische kennis en de creativiteit om van een standaard virtueel evenement een bijzondere online beleving maken. En soms maken we het juist heel eenvoudig, met ruimte voor een prettig gesprek en niet teveel toeters en bellen. Het belangrijkste: de vorm volgt de functie.
Van format tot online support tijdens de bijeenkomst
MeetingMasters kan helpen om de juiste keuze te maken. Kiest u voor een traditionele webinar, dan kan het zijn dat we u door verwijzen naar een gespecialiseerde partner die beschikt over goede studio’s om van uw online webinar een gladde show te maken. Gaat de voorkeur uit naar iets meer interactie? Een online seminar of zelfs een hoogparticipatief online evenement, neem dan vooral contact met ons op. Wij hebben jarenlange ervaren met de meest uiteenlopende formats. Van virtuele congressen met 800 man, tot kenniscafés met themasessies, tot heel intieme kampvuurgesprekken om het team te versterken. U kunt bij ons terecht voor een All Hands meeting of een productlancering. Wat het ook is dat u wilt bereiken: wij hebben de kennis, creativiteit en de service specialisten in huis die u van A tot Z kunnen ontzorgen, maar net zo makkelijk een deel van uw organisatorische werklast overnemen.
Online evenementen met veel interactie: maak zelf de beste combinaties
De gewenste interactie bepaalt de technische keuzes bij online participatieve evenementen. Wat kleinschalig werkt als meetingsoftware voor je management team, is misschien niet het meest geschikte voor een grotere bijeenkomst. Zelf hanteren we het principe ‘platform plus’. Kies eerst je online meetingplatform: regulier (onze voorkeur gaat uit naar Zoom) of meer avontuurlijk (kijk eens naar SpatialChat – daar worden wij nou echt enthousiast van: de speelse videoconnectie die het meeste lijkt op het echte leven). Met je basisplatform in gedachten bepaal je welke additionele tools je kunnen helpen om je online ervaring te versterken. Denk daarbij bijvoorbeeld aan StreamAlive, Mentimeter, Miro, Mural, of de Google of Microsoft suite.
Door vooraf grondig onderzoek te doen en eventueel gebruik te maken van gratis proefversies of demo's, kunt u het platform vinden dat het beste aansluit bij uw behoeften. Een vlekkeloze technische uitvoering is essentieel voor het succes van uw webinar. Zorg ervoor dat u beschikt over de juiste technologische infrastructuur, zoals een betrouwbaar videoconferentiesysteem en een stabiele internetverbinding. Test vooraf alle technische aspecten, zoals audio, video en het delen van het scherm, om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt tijdens het evenement zelf.
SAMENVATTING
*
SAMENVATTING *
DE KORTE SAMENVATTING VOOR DE BESTE WEBINARS
Voor wie weinig tijd heeft en wel behoefte aan goede informatie
Het organiseren van een webinar of online participatief evenement vereist zorgvuldige planning en uitvoering om effectief te zijn. In een tijd waarin online interactie steeds belangrijker wordt, bieden webinars een scala aan mogelijkheden, van traditionele lezingen tot hooginteractieve evenementen. Maar het is zaak om het juiste soort webinar te kiezen voor uw evenement.
Wie een echt goede webinar wil organiseren, met blijvend resultaat, die doet er goed aan om zich drie cruciale vragen te stellen:
1. Wat is het doel van de online bijeenkomst?
2. Wie zijn de deelnemers en waarom komen zij?
3. Wat doen/ denken/ voelen de deelnemers na afloop van de online bijeenkomst?
Afhankelijk van de antwoorden op deze vragen heeft u keuze tot drie hoofdcategorieën:
1. De traditionele webinar: Informatief, makkelijk en met veel controle
De traditionele webinar richt zich op het zenden van informatie zonder diepgaande interactie.
Organisatoren hebben veel controle over de presentatie en kunnen gemakkelijk grote groepen bereiken.
Voor het publiek is het minder interactief, maar het kan aantrekkelijk zijn vanwege de eenvoud en toegankelijkheid.
2. Online conferentie: Informatief met beperkte interactie
Online conferenties volgen een vergelijkbaar format als traditionele webinars, maar bieden vaak mogelijkheid tot verdieping in kleine groepen.
Door de grootschaligheid en beperkingen in de beschikbare software, blijft de interactie beperkt en voornamelijk informatief van aard.
Het leerrendement is hoger dan bij traditionele webinars, maar er is nog steeds ruimte voor verbetering in termen van betrokkenheid.
3. Het online participatieve event: Actief, interactief en betrokken
Online participatieve evenementen streven naar echte betrokkenheid en interactie tussen deelnemers.
Ze gebruiken diverse werkvormen zoals discussies, samenwerksessies en multimedia om deelnemers actief te betrekken.
Deze evenementen resulteren in een hoger leerrendement en een diepere betrokkenheid, omdat deelnemers actief deelnemen aan het onderzoek en de verdieping van het onderwerp.
Deze eenvoudige checklist kan u helpen bij de keuze voor het soort webinar dat u wilt organiseren:
Wat voor webinar past bij de gewenste doelen?
De mate van betrokkenheid bepaalt ook het videoplatform van je webinar – en de partij die u het beste kan helpen als u ondersteuning zoekt
Verschillende platforms bieden diverse functionaliteiten die passen bij uw specifieke behoeften en doelen. Het is essentieel om het juiste platform te kiezen dat aansluit bij de gewenste mate van betrokkenheid en interactie.
1. Laagdrempelige software voor de traditionele webinar:
Eenvoudige toegang tot het organiseren van traditionele webinars.
Functies zoals scherm delen, chat en interactieve polls zijn meestal meegenomen
En als u hulp hierbij kunt gebruiken? Webinarbureaus hebben vaak ook hun eigen softwarepakket en bieden studiofaciliteiten.
2. Ontzorgende software voor online conferenties:
Speciale pakketten bieden uitgebreide ondersteuning, van registratie tot deelnemersrapportage, voor grootschalige online conferenties.
Deze platforms zijn geschikt voor programma's met grote groepen en bieden hybride mogelijkheden voor zowel traditionele als interactieve conferentieformaten.
Er zijn Online Eventbureaus die zich volledig toeleggen op het organiseren van online conferenties, van uitnodiging tot begeleiding tijdens het evenement.
3. Platform Plus voor online evenementen met veel interactie:
Wij hanteren van het principe 'platform plus': we selecteren van een basisplatform waarbinnen aanvullende tools kunnen worden geïntegreerd
Voornaamste basisplatforms zijn Zoom, voor meer reguliere meetings, of SpatialChat, een dynamische en interactieve tool waar contact wordt bepaald door de afstand tot de ander.
MeetingMasters is specialist op deze vorm van online events. We hebben de technische, maar belangrijker nog, de methodologische kennis en de creativiteit om van een standaard virtueel evenement een bijzondere online beleving maken.
Laat u adviseren - wij helpen u graag
Overweegt u om een webinar te organiseren? MeetingMasters kan u helpen bij het maken van de juiste keuzes. We verwijzen u graag door als dat voor uw doelstellingen het beste is. Maar liefst helpen wij u zelf om een unieke en waardevolle ervaring te creëren voor zowel organisatoren als presentatoren en deelnemers. Met onze expertise en service kunnen wij u van A tot Z ontzorgen, van de voorbereiding en uitvoering tot de follow-up na het evenement.
Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie en ontdek hoe wij uw webinar of online evenement naar een hoger niveau kunnen tillen.