Niet hetzelfde. wel goed.

De meeste bijeenkomsten waren al niet goed voordat ze online gingen. Online maakte het alleen zichtbaarder. Het ongemak, het afhaken, het gebrek aan energie of focus: het zat er vaak al in. Het probleem is zelden het medium. Het probleem is de vorm. En het ontwerp.

Toch blijven we online en offline met elkaar vergelijken alsof het twee varianten van hetzelfde zijn. Alsof een online bijeenkomst per definitie een surrogaat is van een ‘echte’ bijeenkomst. Dat frame zit diep. En het staat goed ontwerp in de weg.

Het verkeerde vertrekpunt

Wie online en offline vergelijkt, doet eigenlijk iets raars. We vergelijken een fysieke bijeenkomst die vaak jaren vanzelfsprekend heeft mogen bestaan met een online variant die ineens moet bewijzen dat hij ‘net zo goed’ is. Daarbij vergeten we hoe matig veel fysieke bijeenkomsten zijn ingericht. Lange plenaire sessies. Eénrichtingsverkeer. Nauwelijks interactie. Onduidelijke doelen. Niemand die zich afvraagt wat deze bijeenkomst nú eigenlijk moet opleveren.

Offline heeft een voorsprong omdat we het gewend zijn. Niet omdat het beter is.

Online haalt die vanzelfsprekendheid weg. Alles wat niet klopt, wordt zichtbaar. Wie te lang praat, ziet lege camera’s. Wie geen ruimte maakt voor interactie, verliest mensen. Wie geen ritme ontwerpt, voelt de energie wegzakken. Dat is confronterend. Maar ook waardevol.

Begin bij het doel, niet bij het medium

Bij MeetingMasters beginnen we altijd bij dezelfde vraag: wat moet hier gebeuren? Niet: is dit online of offline? Maar: wat is het doel, wie zijn erbij, wat moeten zij kunnen doen, ervaren of beslissen?

Pas daarna komt het medium. Soms is dat offline. Soms hybride. En heel vaak online.

Voor bepaalde doelen is online geen compromis, maar een betere keuze. Denk aan internationale groepen. Aan gelijkwaardigheid in gesprek. Aan het verlagen van drempels om je uit te spreken. Aan snelheid en frequentie. Aan duurzaamheid. Aan focus.

Online maakt het mogelijk om vorm veel explicieter te ontwerpen. Dat vraagt meer denkwerk vooraf, maar het levert ook meer op.

Methodologie doet het zware werk

Wat wij keer op keer zien: het meeste los je methodologisch op. Door keuzes te maken in werkvormen. Door ritme aan te brengen. Door afwisseling tussen luisteren, denken en doen. Door mensen actief te betrekken, in plaats van passief te laten consumeren.

Goede online bijeenkomsten zijn zelden spontaan. Ze zijn ontworpen. Net als goede offline bijeenkomsten trouwens — alleen zijn we daar minder streng in geworden.

Methodologie helpt om gedrag te sturen. Om gesprekken te verdiepen. Om ruimte te maken voor verschillende stemmen. Om energie te behouden. Dat geldt online én offline.

Het verschil is dat online geen ontsnappingsroutes biedt. Je kunt je niet verschuilen achter een zaal, een podium of een lange lunchpauze. Als het ontwerp niet klopt, voel je dat meteen.

Vorm als extra laag

Daarbovenop komt het platform. Niet als trucje, maar als context. De vorm waarin je mensen plaatst, beïnvloedt hoe zij zich gedragen. Dat is offline zo, en online net zo goed.

Platformen zoals SpatialChat voegen een extra laag toe die je in veel traditionele videoplatformen mist. Geen strak raster van hoofden, maar ruimte. Afstand. Nabijheid. Beweging. Keuzevrijheid.

Mensen bepalen zelf waar ze staan, met wie ze praten, wanneer ze aansluiten of weggaan. Dat lijkt simpel, maar het effect is groot. Gesprekken ontstaan natuurlijker. Netwerken voelt minder geforceerd. Stilte is toegestaan. Observatie ook.

Die ruimtelijkheid maakt het mogelijk om online iets te doen wat offline vaak vanzelfsprekend lijkt, maar in de praktijk zelden goed is ingericht: informele ontmoeting.

Context stuurt gedrag

In een fysieke ruimte accepteert iedereen dat context gedrag beïnvloedt. Een theaterzaal nodigt uit tot luisteren. Een café tot praten. Een vergaderzaal tot formeel overleg. Online vergeten we dat vaak, en stoppen we alles in hetzelfde Zoom- of Teams-format.

SpatialChat laat zien dat online context óók ontworpen kan worden. Met zones. Met afstand. Met visuele cues. Niet om het ‘leuk’ te maken, maar om gedrag te ondersteunen dat past bij het doel van dat moment.

Dat vraagt van organisatoren een andere manier van denken. Minder vanuit techniek. Meer vanuit ervaring. Wat moet hier gebeuren? En welke vorm helpt daarbij?

Online is niet minder menselijk

Een hardnekkig misverstand is dat online minder menselijk zou zijn. Wat we vaak bedoelen, is: slecht ontworpen online bijeenkomsten voelen afstandelijk. Maar dat geldt net zo goed voor slecht ontworpen fysieke bijeenkomsten.

Menselijkheid zit niet in het medium. Het zit in aandacht. In ruimte om te reageren. In gezien en gehoord worden. In tempo. In het serieus nemen van deelnemers.

Goed ontworpen online bijeenkomsten kunnen juist inclusiever zijn. Mensen die minder snel het woord nemen in een volle zaal, doen dat wel in kleinere online settings. Mensen die reizen belastend vinden, kunnen toch meedoen. Mensen die normaal achteraan zitten, krijgen evenveel ruimte als anderen.

Stop met verdedigen, begin met ontwerpen

Zolang we online blijven verdedigen ten opzichte van offline, blijven we in een kramp. Dan proberen we na te bootsen wat we kennen, in plaats van te benutten wat mogelijk is. De vraag is niet: hoe maken we online zo offline mogelijk? De vraag is: hoe ontwerpen we bijeenkomsten die doen wat ze moeten doen? Soms is dat offline. Soms online. Soms een slimme combinatie. Maar altijd bewust gekozen.

Online maakte zichtbaar wat al niet werkte. Dat is geen probleem. Dat is een kans.