Systeemwoede in online meetings: maakt meer kapot dan je lief is

In 1993 maakte Compaq een commercial over praten met je computer. Hilarisch, vond ik destijds. De belofte: je spreekt, en je woorden verschijnen op het scherm. De realiteit is anders. Het grootste deel van de tijd dat we tegen onze computer praten is niet omdat we slim gebruik maken van spraakinvoer. We foeteren over technologie. Net als in 1993.

In deze blog zoomen we in op wat onmacht doet met betrokkenheid en waarom de oplossing niet zit in nog betere spulletjes of nog geavanceerdere features, maar in meer menselijkheid.

Dertig jaar vooruitgang, één emotie

Je zit in een online meeting, je wilt iets zeggen, en je microfoon doet het niet. Of je camera blokkeert. Of je deelt je scherm en iedereen ziet je mail in plaats van je presentatie. Het kost twee minuten om het op te lossen, soms vijf. Ondertussen wacht de hele groep en kijkt iedereen wat er in je inbox staat.

Dat is geen klein ongemak. Woede over technologie die niet meewerkt is een van de meest onderschatte factoren in online bijeenkomsten. Het klinkt onbenullig, maar het effect is groot. Iemand die net vijf minuten heeft gevochten met zijn audio zit niet ontspannen in het gesprek. Die zit nog na te koken. Die haakt mentaal af voordat de inhoud begonnen is.

Woede blokkeert betrokkenheid

Het werkt als een muur. Zolang iemand bezig is met technologie die niet doet wat het moet, draagt die persoon niet bij aan wat er inhoudelijk gebeurt. En het gaat niet alleen om de persoon die het probleem heeft. De hele groep voelt het. Er ontstaat ongemak, ongeduld, afleiding. De energie lekt weg voordat er ook maar iets inhoudelijks is gezegd.

Na jaren online vergaderen zou je verwachten dat dit opgelost is. Maar dat is het niet. De tools zijn beter geworden, dat klopt. Maar de combinatie van verschillende apparaten, netwerken, instellingen en updates zorgt ervoor dat er altijd wel iemand is bij wie iets niet werkt. En hoe groter de groep, hoe groter de kans dat het misgaat. Die frustratie stapelt zich op. En die neem je mee naar je volgende meeting.

Twee dingen die helpen

Het voor de hand liggende antwoord is: zorg dat de technologie beter werkt. Maar dat is het halve verhaal. De oplossing zit in twee dingen.

Het eerste is accepteren dat niet alles vlekkeloos werkt. En dat verdragen. Een van de plezierigste ontdekkingen ten tijde van corona was dat iedereen mens bleek te zijn. Kinderen liepen door het beeld, katten sprongen op toetsenborden, verbindingen vielen weg. En het gevolg was niet chaos, maar begrip. Er kwam meer ruimte voor de persoon achter de functionaris. Die ruimte zijn we weer kwijtgeraakt. We verwachten dat alles en iedereen weer perfect is. Maar dat is niet zo, en die teleurstelling maakt de woede alleen maar groter.

Het tweede is: de keren dat alles wél vlekkeloos moet lopen, organiseer dat dan. Bij een strategiedag, een all-hands of een bijeenkomst waar het er echt toe doet, kun je het niet aan het toeval overlaten. Maak iemand verantwoordelijk voor een soepel verloop. Niet alleen voor de techniek, maar ook voor de menselijke kant. Of huur hulp in. Bij fysieke bijeenkomsten regelt iemand de zaal, het geluid, de beamer en personeel voor de koffie. Online laat je iedereen het zelf uitzoeken en hoop je dat het goed gaat.

Meer dan tech support

Bij MeetingMasters noemen we dat in-meeting service: de menselijke mix van online hospitality en tech support. Niet verstopt achter een telefoonnummer of een AI bot, maar gewoon live aanwezig in de meeting om te ondersteunen waar hulp nodig is.

Dat betekent: als iemand struggelt met techniek, neem je die persoon even apart. Je lost het op buiten de groep om, zodat niet de hele zaal hoeft mee te kijken. Komt iemand te laat binnen, dan praat je die persoon bij over wat er tot nu toe is gebeurd en daarna herenig je die pas met de groep.

Het zit in kleine dingen. Deelnemers standaard op mute binnenlaten, zodat je nooit schreeuwend naar je computer, je kat of je kamergenoot de meeting inrolt. De instart van een prettig muziekje. Een soepele share. Een extra rondje langs de kamers om te checken of iedereen de opdracht goed heeft meegekregen.

Maar het gaat verder dan knoppen en instellingen. De meeste Meeting Masters snappen de techniek als geen ander. We trainen in de MeetingMaster Academy ook op een persoonlijke benadering en op het omgaan met mensen die hoog in hun emotie zitten. Wat is de oorzaak van iemands boosheid? Wat helpt? Wat juist niet? Dat is geen tech support. Dat is service in de breedste zin. En ja, online.

Betrokkenheid begint voor de eerste slide

Betrokkenheid organiseer je niet pas als de agenda begint. Het begint bij het moment dat iemand inlogt. Voelt die persoon zich welkom? Werkt alles? Is er iemand die helpt als het niet lukt? Of zit je in je eentje te klooien met je instellingen terwijl de rest al bezig is?

Het verschil is groot. Het zit niet in de technologie, maar in de energie waarmee mensen een bijeenkomst ingaan. En die energie bepaalt of er een goed gesprek ontstaat of een uur stilte met af en toe een vraag.

Zolang je techniek aan deelnemers overlaat, ontwerp je geen bijeenkomst. Je organiseert een risico.

Meer weten?

Lees ook onze blog over waarom juist nu de waarde van menselijk samenwerken groeit, of bekijk onze andere blogs.

Wil je eens sparren over hoe jouw organisatie bijeenkomsten ontwerpt? Boek een kennismaking of neem vrijblijvend contact op.