Privacy Statement

MeetingMasters Online is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die wij voor onze eigen bedrijfsvoering verwerken, bijvoorbeeld via deze website en in het contact met klanten. Bij bijeenkomsten verwerken wij daarnaast persoonsgegevens in opdracht van onze klanten. In die gevallen bepaalt de opdrachtgever waarvoor en hoe deze gegevens worden gebruikt. Je vindt ons op Schellingwouderdijk 157, 1023 NC Amsterdam.

Heb je een vraag over je gegevens? Mail contact@meetingmasters.online of bel +31 20 239 03 13. Je krijgt van ons antwoord, geen formulierbrief.

KvK-nummer 34214932. Btw-nummer NL001689693B11.

Veel klanten vragen om screenshots of opnames van de bijeenkomsten die wij begeleiden. Deelnemers horen dat bij aanvang van de bijeenkomst, inclusief waarvoor de opname wordt gebruikt. De opnames die wij voor een klant maken bewaren wij maximaal een jaar. Daarna verwijderen we ze van de server.

Onze opdrachtgever bepaalt wat er daarna met een opname gebeurt; wij maken die in opdracht. Wil je als deelnemer niet in beeld of geluid, laat het weten aan de organisator of aan ons — daar vinden we altijd een oplossing voor.

Voor elke bijeenkomst geldt de geheimhoudingsverklaring die alle Meeting Masters hebben ondertekend. Is er behoefte aan meer, dan stellen we graag een aparte non-disclosure-verklaring op tussen MeetingMasters Online en de organiserende partij.

Bijeenkomsten draaien op platforms als Zoom, Microsoft Teams en SpatialChat. Die partijen verwerken zelf ook gegevens van deelnemers, zoals de naam waarmee je inlogt en je IP-adres. Daarvoor geldt hun eigen privacybeleid.

• Vul je een formulier in, dan bewaren we je naam, organisatie, e-mailadres, eventueel je telefoonnummer en wat je ons schrijft.
• Meld je je aan voor de nieuwsbrief, dan bewaren we je naam en e-mailadres.
• Mail of bel je ons, dan bewaren we wat je zelf deelt, zodat we je vraag kunnen beantwoorden. Neem je contact op via WhatsApp, houd er dan rekening mee dat Meta als aanbieder van WhatsApp jouw gegevens ook zelf verwerkt, volgens hun eigen beleid.
• Bezoek je de site, dan legt onze hostingpartij technische gegevens vast in logbestanden, waaronder je IP-adres. Die gebruiken we om storingen op te sporen en de site veilig te houden.

Laat je geen gegevens achter, dan kunnen we je vraag niet beantwoorden en geen nieuwsbrief sturen. Je kunt er natuurlijk ook voor kiezen ons rechtstreeks te mailen of te bellen.

• Je vraag beantwoorden en een voorstel maken — nodig voor de uitvoering van een opdracht of de aanloop daarnaartoe.
• De nieuwsbrief sturen — met je toestemming. Onderaan elke nieuwsbrief zit een afmeldlink. We meten daarbij of een nieuwsbrief geopend wordt en waarop geklikt wordt, zodat we zien welke onderwerpen lezers interessant vinden.
• Opnames en screenshots maken — in opdracht van de organiserende partij, die daarvoor de grondslag bepaalt. Deelnemers worden vooraf geïnformeerd.
• De site veilig en werkend houden — ons gerechtvaardigd belang om misbruik en storingen tegen te gaan.
• Onze administratie bijhouden — omdat de wet dat van ons vraagt.

Wij bewaren je gegevens niet langer dan nodig. Wettelijke bewaartermijnen respecteren we uiteraard.

• Contactgegevens: tot een jaar na het laatste contact.
• Aanmelding voor de nieuwsbrief: tot je je afmeldt.
• Opnames en screenshots van bijeenkomsten: maximaal een jaar.
• Facturen en administratie: zeven jaar, omdat de belastingwet dat vraagt.
• Je cookiekeuze: een jaar, daarna vragen we het opnieuw.

We verkopen je gegevens niet en geven ze niet zomaar door. Wel werken we met een paar leveranciers die gegevens voor ons verwerken. Met hen hebben we een verwerkersovereenkomst.

• HubSpot — onze formulieren, de nieuwsbrief en ons klantcontact. Onze HubSpot-omgeving staat in het Europese datacentrum.
• Vercel — de hosting van deze website, inclusief de logbestanden die daarbij horen.
• YouTube— de video’s op onze site. Die laden pas als je zelf op play klikt.
• Google Analytics 4 — het meten van het gebruik van de site. Alleen als je daar in de cookiebalk toestemming voor geeft. De meting staat privacyvriendelijk ingesteld: IP-adressen worden niet opgeslagen, de gegevens worden niet gedeeld met andere diensten van Google en er gebeurt niets mee voor advertenties.

Onze HubSpot-omgeving draait in een Europees datacentrum. Vercel en Google zijn Amerikaanse partijen; die zijn aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework, waarmee de Europese Commissie hun beschermingsniveau als passend heeft aangemerkt. Waar dat kader niet geldt, werken we met de modelcontracten van de Europese Commissie.

Wij nemen geen besluiten over jou op basis van geautomatiseerde verwerking, en we maken geen profielen waarmee we je indelen. Er zit dus geen systeem tussen dat namens ons iets over je beslist met gevolgen voor jou.

Deze website draait volledig op https. Daarmee gaan gegevens versleuteld over de lijn, zodat ze onderweg niet te onderscheppen zijn. Toegang tot wat er binnenkomt hebben alleen de mensen die het nodig hebben voor hun werk, en zij hebben allemaal een geheimhoudingsverklaring getekend.

Met cookies verzamelen we gegevens om de site goed te laten werken. Welke dat precies zijn en hoe je je keuze wijzigt, lees je in onze cookieverklaring.

Je mag ons altijd vragen om:

• in te zien welke gegevens we van je hebben;
• iets te corrigeren dat niet klopt;
• je gegevens te verwijderen;
• het gebruik ervan te beperken of er bezwaar tegen te maken;
• je gegevens in een overdraagbaar bestand te krijgen;
• een eerder gegeven toestemming weer in te trekken.

Stuur een e-mail naar contact@meetingmasters.online. Je hoort binnen een paar dagen van ons, en we handelen je verzoek zo snel mogelijk af — uiterlijk binnen een maand, de termijn die de wet daarvoor stelt.

Heb je een klacht over hoe wij met je gegevens omgaan? Geef ons dan eerst de gelegenheid het samen op te lossen. Onze contactgegevens staan bovenaan deze pagina en onderaan de site.

Zie je aanleiding om het formeler aan te pakken, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Verandert er iets aan onze werkwijze of aan de partijen waarmee we werken, dan passen we dit statement aan. De datum hieronder laat zien wanneer dat voor het laatst gebeurde.