Online beheersen we nu allemaal wel.

Met een goed ontworpen online bijeenkomst krijg je dingen voor elkaar die fysiek niet zouden lukken. Tweehonderd mensen die in vijf minuten allemaal hun stem laten horen. Een internationale groep die elkaar maandelijks spreekt zonder ook maar één vliegticket. Een onboarding waarin nieuwe collega's op dag één al weten wie ze in welke hoek van het bedrijf moeten zoeken.

Dat klinkt misschien ambitieus voor wie online vooral kent als een grid van vierkante hoofdjes met af en toe een screenshare. Daar wordt gezonden, maar niet echt gedeeld, en hoe groter, langer of spannender de bijeenkomst, hoe meer dat opbreekt. Toch is dat grid maar één manier van online samenkomen. Er zijn er meer, en de wereld erbuiten is groter dan veel mensen weten.

Online luistert nauwer dan live

Online doelgericht contact mogelijk maken vraagt drie dingen. Een ontwerp dat past bij wat je wilt bereiken. Werkvormen waarmee iedereen die erbij is ook werkelijk meedoet. En een omgeving die het soort gesprek faciliteert dat je nodig hebt.

Die drie samen maken het verschil tussen een bijeenkomst waar mensen na afloop zeggen "ik was erbij" en een bijeenkomst waar ze zeggen "ik heb er iets aan gehad". En een scherm vraagt meer van dat ontwerp dan een zaal, niet minder. De afleiding is groter, wegkijken kost niemand moeite, en wie zich terugtrekt valt minder snel op. Precies daarom is het ontwerp belangrijker.

Als je bijvoorbeeld laat stemmen door te bewegen naar een groen of rood vlak, in plaats van kort klikken, blijf je meer alert. En als je ruimte laat voor gesprekjes, verspreid over de kamer, dan haal je vaak meer op dan in een plenaire ronde.

Voor wat ertoe doet, volstaat de standaard niet

Een community van vijfhonderd mensen die elkaar normaal alleen via nieuwsbrieven tegenkomt, kan in een goed opgezette online ruimte echt netwerken. Een strategiedag met honderd man kan na de lunch nog steeds energie hebben. Een verandertraject kan landen bij teams die over drie tijdzones verspreid werken.

In een offline setting bel je voor zo'n bijeenkomst een zaal, een dagvoorzitter, misschien een eventbureau. Online zou diezelfde reflex de standaard mogen zijn, en steeds vaker is dat ook zo. Niet omdat je het zelf niet zou kunnen, maar omdat de bijeenkomst die ertoe doet een ander niveau van aandacht verdient dan het wekelijkse overleg.

Mensen die zich gezien voelen blijven betrokken. Beslissingen die met draagvlak zijn genomen houden stand. Een team dat elkaar online echt kent werkt soepeler dan een team dat elkaar alleen op transactieniveau ontmoet. Een organisatie die haar bijeenkomsten serieus neemt, online net zo goed als fysiek, bouwt cultuur in plaats van die te slijten.

Online samenkomen is sinds 2020 niet stil blijven staan

Er bestaan ruimtelijke platforms waarin deelnemers zichzelf bewegen en gesprekken voeren op basis van nabijheid. Er bestaan werkvormen die in een fysieke zaal niet eens mogelijk zijn. Er bestaan formats waarin grote groepen klein en persoonlijk voelen.

Wie online onder de knie heeft, beheerst meer dan een tool. Die heeft een manier gevonden om verspreide mensen werkelijk samen te brengen. En dat is voor steeds meer organisaties precies wat ze nodig hebben.

PS. De voorbeelden voor meer interactie komen uit toepassingen in SpatialChat, een platform waarin deelnemers zichzelf door een ruimte bewegen en gesprekken voeren op basis van nabijheid. Heel anders dan Zoom, Teams of Google Meet. Eigenlijk nog het meest vergelijkbaar met hoe bijeenkomen in het echt gaat. En dat maakt een wereld van verschil.