Jij bent er voor je mensen, wij voor de rest.
Online hospitality op zijn best: wij ontzorgen van intake tot uitwerking, van meetingbegeleiding tot evaluatie.
Plan een gesprek →Waar we beginnen
Een goed event begint bij het doel.
Een online event staat zelden op zichzelf. Het is een stap in een groter verhaal: een koers die draagvlak nodig heeft, een team dat elkaar moet vinden, inwoners die gehoord willen worden.
Daarom beginnen we bij de vraag wat er na afloop anders moet zijn. Op inhoud, en in de relatie met de mensen die meedoen. Pas dan kiezen we vorm, werkvormen en platform.
Onze aanpak
Van eerste gesprek tot laatste deelnemer.
Drie dingen bepalen of een online event werkt. Wij nemen ze alle drie voor onze rekening, of precies het deel dat jij nodig hebt.
01
Aansluiten op je doel
Wat moet de bijeenkomst opleveren? We zoeken samen de vraag achter de vraag en vertalen die naar een programma met een duidelijke lijn.
- Intake en doelbepaling
- Programma en meetingstrategie
- Keuze van format en platform
- Draaiboek tot op de minuut
02
Een ervaring die past bij je mensen
Wie komen er, wat weten ze al en wat moeten ze meenemen? We ontwerpen de route van uitnodiging tot afsluiting, met werkvormen die bij jouw groep passen.
- Meetingdesign en werkvormen
- Inrichting van de online ruimte
- Sprekersbriefing en presentatiedesign
- Uitnodiging, handleiding en testmeeting
- Generale repetitie
03
Ontzorgen op het moment zelf
Op de dag zelf staan we naast je. Haperingen vangen we op voordat iemand ze merkt, en jij houdt je handen vrij voor je gasten.
- Ontvangst en onboarding van deelnemers
- Host, co-host en facilitator
- Techniek, schermdeling en breakouts
- Stemmen, whiteboards en interactie
- Hulp voor deelnemers via telefoon en chat
“MeetingMasters heeft ons zorgeloos door het hele traject begeleid: van het bepalen van doelen en het aanscherpen van de inhoud tot de live uitvoering.”
Gemeente Roosendaal
Online participatiesessie
Op de dag zelf
Rust aan jouw kant van het scherm.
Een goede voorbereiding is het halve werk. De andere helft is snel schakelen als het anders loopt: een spreker zonder geluid, een deelnemer die niet binnenkomt, een breakout die uitloopt.
Onze Meeting Masters zijn daarvoor opgeleid, en als team begeleidden we al 200+ events. Jij merkt er weinig van. Dat is precies de bedoeling.
Veelgestelde vragen over je online event laten organiseren
Wat kost het om een online event te laten organiseren?
Dat hangt af van de omvang van de groep, de duur, het aantal rollen op de dag zelf en hoeveel ontwerp er vooraf nodig is. Na een kort kennismakingsgesprek krijg je een voorstel met een heldere prijsopbouw. Een eerste indicatie vraag je aan via de offertepagina.
Kunnen jullie alleen de support op de dag zelf verzorgen?
Wel met een minimale voorbereiding. Heb je het programma zelf al rond, dan keuren we samen het ontwerp goed en specificeren we het, briefen we de Meeting Masters en doen we een korte test. Zonder die stappen kunnen we op de dag zelf niet de rust bieden die je van ons mag verwachten.
Werken jullie ook in ons eigen Teams of Zoom?
Ja. We werken in Microsoft Teams, Zoom, Zoom Events en SpatialChat, en sluiten aan op de omgeving en de afspraken binnen jouw organisatie. Soms adviseren we een ander platform, omdat een bepaalde werkvorm daar beter tot zijn recht komt.
Wat doet een Meeting Master tijdens het event?
Dat hangt af van de rol. Een host ontvangt deelnemers en houdt de ruimte gastvrij, een tech host bedient het platform en de breakouts, een facilitator begeleidt de werkvormen en de support helpt deelnemers die vastlopen. Per event bepalen we samen welke rollen nodig zijn.
Hoe ver vooruit moet ik jullie inschakelen?
Vier tot zes weken is genoeg. Korter kan ook, afhankelijk van het soort bijeenkomst. Maar goede voorbereiding loont, altijd: hoe eerder we meedenken over doel en opzet, hoe rustiger de dag zelf verloopt.
Kan een online event ook hybride?
Ja. Dan zit een deel van de deelnemers in de zaal en een deel online. Dat vraagt extra aandacht voor beeld, geluid en de online groep, zodat die niet alleen toekijkt. We ontwerpen de bijeenkomst zo dat beide groepen volwaardig meedoen.
Voor hoeveel deelnemers organiseren jullie een online event?
Meestal voor groepen van 50 tot 500 mensen. Kleiner of groter kan ook: het ontwerp en het aantal Meeting Masters schalen mee met de groep.
Volgende stap
Online, maar dan anders.
Oriëntatie
Ontdek onze events
Van strategiedag tot online teambuilding — bekijk welke eventformats bij je doel passen.
Bekijk alle events →Interesse
Ervaar het verschil
Een half uur om te zien hoe een platform als SpatialChat iets anders doet dan Zoom of Teams.
Plan een rondleiding →Concreet traject
Plan een gesprek — wij denken mee
Vrijblijvend. Wij denken direct mee over je situatie, je groep en wat er nodig is.
Plan een gesprek →